Koordinator/in zur Unterstützung der Teamleitung im Antragsmanagement (m/w/d)

Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit einen gesellschaftlichen Beitrag zu leisten. Sie bringen mit uns die Digitalisierung der Hochschulzulassung voran? Sie unterstützen die Digitalisierung unserer Stiftung und Agilität unseres Verwaltungshandelns? Sie wünschen sich ein Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und vielen Veränderungsmöglichkeiten?

Dann werden Sie Teil der Stiftung für Hochschulzulassung!

Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform unter bewerben sich bereits jetzt jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland.

Wir treiben die Digitalisierung im deutschen Bildungssektor aktiv voran. Gemeinsam mit unseren über 150 Beschäftigten bauen wir unser Serviceportfolio immer weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und noch leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze. So fördern wir die Bildungsgerechtigkeit in Deutschland.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist an unserem Hauptsitz in Dortmund eine/n

Koordinator/in zur Unterstützung der Teamleitung

im Antragsmanagement (m/w/d)

zu besetzen.

Ihre Aufgaben sind u.a.

• die professionelle Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft,
• die Koordination organisatorischer Belange des Teams, wie Urlaubsplanung, Pflege des Teamkalenders, Planung wichtiger Service- und Telefonzeiten etc.,
• Pflege des Team-Wekans zur Aufgabenkoordination,
• die Organisation, Ablage und Verwaltung wichtiger Unterlagen,
• die Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Meetings, einschließlich der Erstellung von Agenden und Protokollen,
• die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten unter Einhaltung der für die Stiftung geltenden Designrichtlinien (CI, CD),
• Mitwirkung bei Projekten, Recherchen und Analysen
• Schnittstelle zwischen der Teamleitung und den Facheinheiten des Antragsmanagements, aber auch zu anderen Fachbereichen innerhalb der SfH, um einen reibungslosen Informationsfluss und eine effiziente Zusammenarbeit sicherzustellen.
• Unterstützung der Antragsbearbeitung z.B. beim Scannen von Antragsunterlagen, oder durch die Erstellung von Nachweisen für die Krankenversicherung im Auftrag der Bewerbenden.

Ihr Profil:

• Mindestens eine abgeschlossene Ausbildung aus dem Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder Sekretariatsmanagement,
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Servicebereich, Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook und Excel
• Ausgeprägtes Organisationstalent in Kombination mit einer hohen Dienstleistungsbereitschaft,
• Sie können mehrere Aufgaben parallel und souverän bewältigen und stellen sicher, dass wichtige Fristen eingehalten werden,
• Professionelles und diplomatisches Auftreten
• Schnelle Auffassungsgabe und ergebnisorientierte, selbstständige Arbeitsweise,
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache (schriftlich und mündlich),

Von Vorteil sind:

• Kenntnisse im Bereich der öffentlichen Verwaltung
• Erfahrung als Assistenz mit vergleichbarem Aufgabenspektrum

Wir bieten Ihnen:

• Ein zunächst für zwei Jahre befristetes Beschäftigungsverhältnis.
• Eine Bezahlung in Abhängigkeit der Erfahrung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
• Eine umfassende fachliche Einarbeitung in die Aufgaben und Strukturen der Stiftung.
• Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Flexible Arbeitszeit, remote work, Teilzeit) im Rahmen der festgelegten Servicezeiten.
• Eine zusätzliche Altersversorgung (VBL), ergonomische Büroausstattung sowie betriebsärztliche Versorgung.
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten
• Ein freundliches, humorvolles, engagiertes und kreatives Team, das sich auf Sie freut.
• Kollegialen und fachlichen Austausch und genug Platz für Ihre Ideen und Stärken.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern.
Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen.
Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.

Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin der Abteilung Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung.

Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Tätigkeit haben, können Sie sich gerne an die Leiterin des Teams Antragsmanagement Kerstin Lütge-Varney (0231/1081-1085) wenden.

Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 02.09.2025 unter Nennung der Kennziffer 2025-015 an:

[email protected]

Unsere Datenschutzinformationen finden Sie unter folgendem Link: