Business Operations Assistant (m/w/d)
Wir sind eine renommierte Online-Marketing-Agentur aus Dortmund und vergeben zu sofort eine Stelle als Business Operations Assistant (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit (30–40 Wochenstunden).
Als Business Operations Assistant arbeiten Sie direkt mit der Geschäftsführung zusammen und sorgen dafür, dass strategische Entscheidungen effizient und strukturiert umgesetzt werden. Sie übernehmen Verantwortung für Organisation, Prozesse und operative Abläufe und tragen damit entscheidend zur Weiterentwicklung unserer Agentur bei. Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit moderner Operations-, Projekt- und Prozesskoordination in einem digitalen und KI-orientierten Arbeitsumfeld.Aufgaben
• Operative Umsetzung von Entscheidungen und Projekten der Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Implementierung und Optimierung KI-gestützter Prozesse
• Eigenständige Koordination interner Prozesse und Abläufe
• Unterstützung bei digitalen Organisations- und Strukturierungsprozessen
• Kalender-/E-Mail-Management der Geschäftsführung
• Unterstützung im Recruiting / Personalmanagement (Headhunting, Bewerberkoordination)
• Unterstützung im Forderungsmanagement
• Ansprechpartner/in für spezielle Kundenanliegen
• Koordination interner und externer Ansprechpartner (Team, Kunden, Dienstleister)
• Eigenständige Nachverfolgung und Koordination operativer Themen
• Idealerweise Ausbildung/Studium im Bereich IT-Projektmanagement, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftspsychologie, Prozessmanagement, Digital Business oder vergleichbaren Bereichen
• Ein abgeschlossenes Studium ist nicht zwingend erforderlich
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit
• Digitale Affinität und Interesse an KI-Tools, Automatisierung und digitalen Unternehmensprozessen
• Sehr sicher im Umgang mit Office-Produkten (insb. Excel, Word, PowerPoint) und digitalen Tools
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und den Überblick zu behalten
• Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Attraktive Vergütung
• Technisch neuster Stand (VoiP, Office 365, KI-Tools)
• Teil- oder Vollzeitbeschäftigung (flexibel, sozialversicherungspflichtig)
• Hybrides Arbeiten: Kombination aus Büroarbeit am Phoenix-See und gelegentlichem Remote-Work
• Modernste, voll klimatisierte Büroflächen
• Atemberaubender 1.-Reihe-Ausblick auf den Phoenix-See in Dortmund
• Für Mitarbeiter zugängliche Sonnenterrasse am See
• Regelmäßige Firmenevents (Grillevents, gemeinsames Frühstücken)
• Sehr gute Verkehrsanbindung (Bus oder Bahn) und kostenlose Parkplätze
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem schnell wachsenden Unternehmen
• Nutze Fitnessangebote, um dein Wohlbefinden zu steigern
• Dank guter Verkehrsanbindung erreichst du uns problemlos
• Frisches Obst und eine Büroküche warten täglich auf dich
• Kostenfreie Getränke stehen jederzeit für deinen Durst bereit
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