Minijob Praxis / Office Management - Dortmund (m/w/d)

Minijobber:in Praxis / Office Management (m/w/d) I 8-10h/Woche l Dortmund (Hansastraße) l Ab 01.11.2026 🔍 Wir suchen dich, um unseren Partnerpraxisstandort in Dortmund organisatorisch am Laufen zu halten – von der Materialbestellung bis zur Schlüsselverwaltung. 📞 Deine Mission: Damit unsere Therapeut:innen sich voll und ganz auf die Behandlung ihrer Patient:innen konzentrieren können, übernimmt unser Services-Team unter anderem die Organisation rund um die Standorte unserer Partnerpraxen – von Bestellungen über Post bis Facility Management. Als Minijobber:in bist du unsere helfende Hand direkt vor Ort in Dortmund und sorgst dafür, dass in der Praxis alles reibungslos läuft.🎯 📝 Deine Aufgaben Du hast Lust, eigene Ideen einzubringen, die Abläufe und Praxisprozesse zu verbessern und die Praxis zu einem Wohlfühlort für Therapeut:innen zu gestalten? Dann bist du bei uns genau richtig!

• Bestellwesen & Material: Du führst regelmäßige Praxis-Checks durch, kümmerst dich um Bestellungen und Materialbestände und meldest Auffälligkeiten.
• Post & Dokumente: Du nimmst Post und Pakete entgegen, verteilst sie und kümmerst dich um das Einscannen bzw. Weiterleiten wichtiger Dokumente.
• Schlüssel & Zutritt: Du verwaltest Schlüssel und Zutrittsmedien und bist erste Anlaufstelle bei Zutrittsproblemen.
• Dienstleister & Praxisbetrieb: Du koordinierst Termine mit Dienstleister:innen, liest Zählerstände ab und kontrollierst Wartungsarbeiten.
• Technik & IT: Du nimmst neue Geräte entgegen, stellst sie bereit und unterstützt bei Defekten und Austauschgeräten.
• Arbeitssicherheit & Datenschutz: Du behältst Erste-Hilfe-Ausstattung, Brandschutz und den sicheren Umgang mit Patient:innendaten im Blick.
• Ansprechperson vor Ort: Du unterstützt Therapeut:innen und Kolleg:innen bei organisatorischen Fragen im Praxisalltag und stimmst dich bei größeren Themen mit dem Services-Team ab.

❤️ Was wir dir bieten

• Mission: Einen Job mit Sinn an der Schnittstelle zwischen Psychologie und Digitalisierung, mit dem du die Versorgung von Patient:innen verbesserst.
• Kultur & Teamwork: Regelmäßige Teamevents und ein motiviertes Team mit einer tollen Unternehmenskultur, die in unserer letzten Employee Survey vom Team mit 8,8/10 bewertet wurde.
• Urlaub: Wir bieten dir 30 Urlaubstage auf Basis einer 40-Stunden-Woche - dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen.
• Eigenverantwortung: Verantwortung und spannende Aufgaben ab dem ersten Tag und viel Freiraum für eigene Konzepte und Prozesse.
• Steile Lernkurve & Ownership für deinen Bereich: Erhalte spannende Einblicke in die Arbeitsweise eines innovativen Mental-Health-Startups mit viel Eigenverantwortung, interessanten Aufgaben.
• Agiles Umfeld: Wir nutzen agile Projektmanagement-Methoden und Tools, um klare Ziele zu setzen, unseren Fortschritt transparent zu machen und unsere Performance zu messen.
• Praxis: Zentral gelegene, modern eingerichtete Praxisräumlichkeiten, inkl. kostenloser Getränke (Limos, Kaffee, Tee), Snacks, einem tollen Praxisteam und einem Arbeitsumfeld zum Wohlfühlen.

🔎 Was wir suchen

• Du wohnst in Dortmund oder Umgebung und kannst zuverlässig regelmäßig (i. d. R. 2x wöchentlich, nach Absprache/bei Bedarf flexibel) vor Ort sein.
• Du arbeitest strukturiert und sorgfältig und behältst auch bei vielen kleinen, unterschiedlichen Aufgaben den Überblick.
• Du bist vertrauenswürdig und diskret im Umgang mit Schlüsseln, Zutrittsdaten und vertraulichen Patient:innenunterlagen.
• Du kommunizierst klar und freundlich – mit Therapeut:innen und Kolleg:innen vor Ort ebenso wie remote mit unserem Services-Team.
• Du packst praktisch mit an: Pakete tragen, Räume herrichten, kleinere Handgriffe sind für dich kein Problem.
• Du hast eine gewisse digitale Affinität und findest dich in einfachen Tools (E-Mail, Checklisten, Atlassian) schnell zurecht.
• Auch bei unvorhergesehenen Situationen (spontane Reparatur, kurzfristiger Dienstleistertermin) behältst du einen kühlen Kopf und findest pragmatische Lösungen.
• Du sprichst sehr gut Deutsch, da du eigenständig mit Dienstleister:innen und Kolleg:innen kommunizierst.
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung in Büroorganisation, Facility Management, Hausmeister:innen-Tätigkeiten oder einer Assistenzfunktion gesammelt (kein Muss).
• Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, da du die meiste Zeit ohne direkte Aufsicht vor Ort bist.
• Du hast Freude am Umgang mit Menschen und Interesse an einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld im Gesundheitswesen.

Wir erwarten nicht, dass du all diese Voraussetzungen bereits perfekt beherrschst. Wir sind ein Startup und im ständigen Lernprozess. Überzeuge uns also auch gerne von anderen Talenten und komplementären Fähigkeiten. 🚀 Über uns Psychotherapie ist wirksam - aber ihre Organisation im Versorgungsalltag begrenzt Reichweite: Zugang, Koordination, Dokumentation und Qualitätssicherung kosten Zeit und machen Versorgung schwer skalierbar. Sympatient entwickelt die Strukturen und Softwarebausteine, die psychotherapeutische Arbeit in regulierten Rahmenbedingungen unterstützen: koordinierte Zugangspfade, klare Workflows und dateninformiertes Qualitätsmanagement. Technologie verstehen wir als Unterstützung für evidenzbasierte Praxis - nicht als Ersatz der therapeutischen Beziehung und klinischen Verantwortung. Unser Ziel ist es, organisatorische Reibung zu reduzieren und mehr Zeit für die eigentliche therapeutische Arbeit zu schaffen. Wenn du Psychotherapie in einem strukturierten, qualitätsorientierten Setting mitgestalten willst, freuen wir uns über den Austausch. 🚀 📩 Klingt das spannend? Dann bewirb dich jetzt mit deinem Lebenslauf und einem kurzen Anschreiben zu deiner Motivation (max. 1 Seite) direkt über unser Bewerbungsformular und wir melden uns innerhalb von einer Woche bei dir. Falls du vorab Fragen hast, schreib uns gerne an [email protected]. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! 🚀 Wir legen Wert auf Vielfalt und streben einen integrativen Arbeitsplatz an, der Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund willkommen heißt. Wir dulden keine Diskriminierung von Mitarbeiter:innen oder Bewerber:innen aufgrund von Hautfarbe, Religion, Herkunft, Gender, körperlicher Beeinträchtigung, Behinderung oder Alter und gehen aktiv dagegen vor.