Persönliche Assistenz (m/w/d) 30-35h/Woche

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Klare Prioritäten statt Verwaltungsmentalität

• Unternehmerisches Umfeld ohne Konzernstrukturen

• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege

• Erwartungshaltung ist Umsetzung statt Absicherung

Aufgaben

• Organisation und Priorisierung aller eingehenden Themen der Geschäftsführung

• Aktives Termin und Aufgabenmanagement inklusive Vorbereitung und konsequentem Nachhalten

• Eigenständige Bearbeitung klassischer Assistenzaufgaben wie Telefonate Schriftverkehr und Strukturierung

• Vorbereitung von Entscheidungen durch Recherchen Angebotsvergleiche und Auswertungen

• Unterstützung bei buchhalterischen Themen wie Rechnungserstellung und Vorbereitung der USt Voranmeldung

• Zentrale Schnittstelle zu Kunden Dienstleistern Partnern und internen Teams

• Nachhalten von Deadlines und Sicherstellen der operativen Umsetzung in laufenden Projekten

• Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen über mehrere Gesellschaften hinweg

• Kontinuierliche Verbesserung interner Abläufe mit Fokus auf Pragmatismus Effizienz und Geschwindigkeit

Qualifikation

• • Mindestens drei Jahre Erfahrung als Assistenz idealerweise in Geschäftsführungsnähe

• Erfahrung im unternehmerischen Umfeld mit Tempo Verantwortung und Entscheidungsdruck

• Grundverständnis für Rechnungsstellung und steuernahe Abläufe

• Sehr hohe Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift fehlerfreies Deutsch

• Hohe Eigenverantwortung Belastbarkeit und klare direkte Kommunikation

• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln

• Absolute Vertrauenswürdigkeit Diskretion und Loyalität

Benefits

• Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus
• Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten
• Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus
• Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln
• Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag
• Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung
• Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists

Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde kein Muss

• Technisches Grundverständnis und Offenheit für digitale Tools Systeme und Automatisierung

• Fähigkeit auch in dynamischen oder unübersichtlichen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen

• Interesse an persönlicher Weiterentwicklung Selbstführung und pragmatischer Problemlösung

• Motivation für ein Umfeld mit Tempo klaren Erwartungen und echter Verantwortung