Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Organisation ist deine Leidenschaft mit Fokus auf Planung, Reisemanagement und Lösungen? Dann bist du bei uns richtig!

Um einen Beitrag zu leisten, Wunden bezahlbar zu heilen, entwickeln und vermarkten wir bei Dr. Ausbüttel GmbH & Co. KG in Dortmund Produkte und Services zur Wundversorgung. Hinter unseren Marken DRACO und Piratoplast stehen über 250 Menschen mit dem Ziel, wirtschaftlichen Erfolg und soziales Engagement zu verbinden. Als stark wachsendes, zukunftsorientiertes Familienunternehmen ist es uns ein Anliegen, Hochleistung für Menschen zu erbringen, die uns brauchen.
Das ist Arbeit, die verbindet – und für die wir zum zweiten Mal in Folge als Platz 1 Arbeitgeber im Bereich Healthcare ausgezeichnet wurden.

• Einen Job mit Sinn, bei dem soziales Engagement und wirtschaftliches Wachstum im Einklang stehen.
• Kurze Entscheidungswege, Freiräume und Selbstverantwortung für deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Eine integrative Kultur der Chancengleichheit in einem wertegetragenen Arbeitsumfeld.
• Deine Gesundheit ist uns wichtig, deshalb erwarten dich unterschiedliche Maßnahmen und Aktionen zur Gesundheitsförderung.
• Unsere Unternehmenskultur lebt von Präsenz, daher bieten wir dir einen Tag Remote Work an.
• Wir nehmen uns Zeit für deine Einarbeitung. So erwartet dich ein strukturiertes Onboarding und eine Begleitung durch Mentoring.
• Netzwerken durch Austauschformate: Dabei lernst du uns und unsere Werte noch besser kennen und kannst mit neuen Kollegen gut ins Gespräch kommen.

• Einen sicheren Umgang mit den MS Office Produkten vor allem für Powerpoint, Excel, Outlook, eine Leidenschaft für Tools, KI und Software. Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisations- und Planungskompetenz: Die Fähigkeit, Termine effizient zu planen, zu priorisieren und Terminkonflikte frühzeitig zu erkennen.
• Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise: Du gehst deine Aufgaben systematisch und zuverlässig an und legst dabei großen Wert auf Qualität und Genauigkeit.
• Diskretion und Zuverlässigkeit: Der vertrauliche Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich, auch eine hohe Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, präzise und diplomatisch mit unterschiedlichsten Stakeholdern und stellst dich flexibel und sicher auf ihre Bedürfnisse ein.
• Eine schnelle Auffassungsgabe in Bezug auf neue Aufgaben, Zusammenhänge und Tools.
• Flexibilität und Problemlösungskompetenz: Mit kurzfristigen Änderungen kannst du gut umgehen, suchst pragmatische Lösungen und kannst auch in zeitlich kritischen Momenten strukturiert arbeiten.
• Eine kaufmännische Ausbildung und mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz.

• Du sorgst dafür, dass alle relevanten Unterlagen für Meetings vollständig und rechtzeitig vorliegen. Zudem erstellst, aktualisierst und optimierst du Auswertungen und Übersichten, z. B. in Excel und PowerPoint, und schaffst so eine solide Grundlage für Entscheidungen und ein aussagekräftiges Reporting.
• Du behältst den Überblick über den Outlook-Kalender des Leiters Forschung und Entwicklung/Chief Innovation Officers, pflegst und verwaltest ihn selbstständig und sorgst für eine klare und transparente Terminübersicht.
• Mit deinem verlässlichen Follow-up stellst du die zeitgerechte Bearbeitung von Aufgaben sicher.
• Du übernimmst die Organisation, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen für den Leiter Forschung und Entwicklung inklusive der Reisekostenabrechnung.
• Auch die Prüfung und Abrechnung der Kreditkarte nach internen Vorgaben liegen bei dir.
• Mit deinem lösungsorientierten Ansatz unterstützt du Projekte und übernimmst eigenständig Ad-hoc-Aufgaben – immer mit einem Blick für Prioritäten und Effizienz.