Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit

Du liebst Struktur, denkst mit, handelst vorausschauend und hältst dem Management den Rücken frei – auch dann, wenn es schnell und laut wird.

Du organisierst nicht nur, du steuerst mit. Du brauchst keinen Titel, um Wirkung zu entfalten – du schaffst Klarheit, bevor andere merken, dass Chaos droht.

Aufgaben

• Organisation und Priorisierung eingehender Anfragen, E-Mails und Themen
• Terminplanung, Koordination von Meetings, Vor- und Nachbereitung
• Eigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Telefonate, Schriftverkehr, Ablage)
• Einholen und Erstellen von Angeboten, Durchführung von Recherchen
• Unterstützung bei buchhalterischen Vorgängen (z. B. Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung)
• Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern, Partnern
• Koordination von Aufgaben über mehrere Gesellschaften hinweg
• Mitwirkung bei administrativen Prozessen rund um Immobilienabrechnungen
• Operative Zuarbeit in laufenden Projekten (z. B. Nachhalten von Deadlines, Sammeln von Unterlagen)
• Laufende Verbesserung und Strukturierung interner Abläufe

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz
• Erfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde)
• Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-Voranmeldung
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch
• Belastbarkeit, Eigenverantwortung und klare Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität
• Wohnort im Umkreis Dortmund
• Präsenz im Büro (keine Remote-Option)

Benefits

• Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus
• Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten
• Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus
• Mitarbeitervergünstigungen – z. B. Rabatte auf Produkte oder Dienstleistungen
• Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln
• Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag
• Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung
• Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists

Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde (kein Muss)

• Erfahrung mit Immobilienabrechnungen oder Projektunterstützung
• Technisches Grundverständnis & digitale Aufgeschlossenheit
• Fähigkeit, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten
• Interesse an Persönlichkeitsentwicklung und pragmatischer Lösungsorientierung
• Lust auf ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung