Sachbearbeitung Auftragsabwicklung & Logistik (m/w/d)

Das Feedback fast aller neuen Kolleginnen und Kollegen:

„Tolles Team, super offene Atmosphäre, man fühlt sich sofort willkommen.“

Zugegeben: Das ist nicht das Einzige, was im neuen Job zählt. Aber es ist ein verdammt guter Anfang. Unsere Firmenkultur ist unsere Stärke, im eigenen Team genauso wie in der Zusammenarbeit mit unserer internationalen Muttergesellschaft.

Deine neue Stelle ist ein spannender Mix aus Auftragsabwicklung und Logistik. In unserem Operations-Team übernimmst du schnell eigene Verantwortungsbereiche. Seit 2025 gehören wir zur börsennotierten Grigeo Group. Dadurch werden unsere Aufgaben anspruchsvoller und unsere Prozesse professioneller und für dich heißt das: ein professionelles Umfeld mit Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung.

Wer wir sind

Huchtemeier Papier: 130 Jahre Tradition, rund 50 Mitarbeitende, ca. 90 Mio. Euro Umsatz. Familiengeprägt, bodenständig und modern. Mit der Grigeo Group (rund 1.000 Mitarbeitende, über 300 Mio. Euro Umsatz) haben wir einen starken internationalen Partner an unserer Seite. Bei uns bekommst du also beides: kurze Wege wie im Familienunternehmen und die Perspektiven eines Konzerns.

Was Dich erwarten wird

Auftragsabwicklung (ca. 70 % Fokus):

Erfassung & Bearbeitung: Du erstellst, prüfst und pflegst Aufträge sowie zuhörige Daten präzise und kontinuierlich in unserem EDV-System – von der Kundenbestellung bis hin zu flexiblen Anpassungen.

Schnittstellenkommunikation: Du bist kompetente Ansprechperson für unsere Kundschaft und stehst in engem Austausch mit Produktionsstätten, Lägern und Speditionen für einen reibungslosen Ablauf.

Bestands- & Lieferüberwachung: Gemeinsam mit dem Team behältst Du Bestände sowie Liefertermine im Blick, um Engpässe frühzeitig zu vermeiden.

Logistik & Disposition (ca. 30 % Fokus):

Transportorganisation & Disposition: Du holst Frachtangebote ein, beauftragst LKW-Transporte und koordinierst die Termine aktiv zwischen Produktion, Speditionen und Kundschaft für eine pünktliche Auslieferung.

Avisierung & operative Feinabstimmung: Du stimmst Lade- und Entladetermine mit Lägern sowie Logistikpartnern ab und klärst Besonderheiten wie z. B. den Palettentausch.

Dokumentenerstellung: Du erstellst und passt erforderliche Speditionsdokumente an (Frachtaufträge, selten auch Zollpapiere).

Verantwortung & Entwicklung:

Administrative Unterstützung: Du unterstützt das Team verlässlich im Tagesgeschäft bei allen anfallenden administrativen Aufgaben.

Überblick & Entscheidungsfreude: Du behältst auch in intensiven Phasen einen kühlen Kopf, triffst bei Bedarf knifflige Entscheidungen und behältst das Gesamtziel im Blick.

Prozessgestaltung & Karriere: Du bringst eigene Ideen aktiv in die Weiterentwicklung unserer Prozesse sowie des Netzwerks ein und legst damit den Grundstein für Deinen nächsten Karriereschritt.

Was Dich auszeichnet

Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Groß- und Außenhandel, Speditionskaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation.

Erfahrung & Skills: Erfahrung in Auftragsabwicklung, Logistik oder Disposition. Gute Kenntnisse in Microsoft Excel und schnelle, akkurate Datenerfassung.

Sprachen: Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Polnischkenntnisse wären von Vorteil, sind aber kein Muss.

Persönlichkeit: Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und ausgeprägte Service- sowie Schnittstellenkompetenz.

Arbeitsweise: Selbstständige, zielorientierte Arbeitsweise, kühler Kopf unter Zeitdruck, hohes Gespür für Prioritäten und ausgeprägte Teamfähigkeit.

Was wir Dir bieten

Zukunftssicherheit: Unbefristeter Arbeitsplatz in einer krisensicheren Branche.

Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Konzern mit der Herzlichkeit eines Familienunternehmens.

Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten (40 Std./Woche), ein Home Office-Tag pro Woche, 30 Tage Urlaub im Jahr und gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben.

Kultur & Team: Flache Hierarchien, offene Türen, schnelle Anschlussmöglichkeit durch „Per-Du“-Kultur sowie eine mitanpackende Geschäftsleitung.

Digitalisierung & Ausstattung: Moderne Arbeitsplatzausstattung, Notebook auch zur privaten Mitbenutzung.

Benefits & Verpflegung: Attraktives Gehalt und ein zielbasierter Bonus, kostenfreie Getränke, Obst/Gemüse und Müsli sowie Zuschuss zum Mittagessen, Zugang zu „Corporate Benefits“, Massagen, kostenfreie Parkplätze und regelmäßige Teamevents in Dortmund oder auch in Litauen.

So lernen wir uns kennen

• Wir lesen deine Bewerbung, aufmerksam und zügig
• Kurzes Kennenlernen per Teams oder Telefon
• Ausführliches Gespräch bei uns vor Ort mit Teamleitung und Geschäftsführung
• Schnupperstunden im Team, damit du siehst, ob die Chemie stimmt
• Wenn's für beide Seiten passt: Willkommen an Bord!

Bereit für Deinen nächsten Karriereschritt?

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, bestehend aus Deinem Lebenslauf und einem kurzen Motivationsschreiben. Deine Ansprechpartnerin ist Jasmin Zug. Werde Teil unserer Mannschaft in Dortmund und gestalte die Prozesse aktiv mit!