Kaufmännische Assistenz Finanzbuchhaltung & Office Management (m/w/d)

Kaufmännische Assistenz Finanzbuchhaltung & Office Management (m/w/d)

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · Dortmund
35.000 - 45.000 € pro Jahr

Was Wir Suchen

Mit Zahlen jonglieren Sie ebenso souverän wie mit E-Mails, Tabellen und Terminen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Die bitop ist ein innovatives Biotechnologie-Unternehmen mit Sitz in Dortmund. Wir entwickeln und produzieren hochwertige Wirkstoffe – sogenannte Extremolyte – für die Bereiche Medizinprodukte, Kosmetik und Biopharma. Unser Ziel: Gemeinsam mit starken Partnern weltweit die Lebensqualität von Menschen verbessern.
Zur Unterstützung unseres kaufmännischen Teams suchen wir eine zuverlässige, flexible und gut organisierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, buchhalterische Aufgaben mit klassischen Office-Management-Themen zu verbinden. Ob Eingangsrechnung oder Kalenderabstimmung – Sie behalten den Überblick, handeln strukturiert und wissen, worauf es ankommt.

Was Sie Bei Uns Erwartet

• Rechnungsverarbeitung: Eigenständige Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit einem Blick fürs Wesentliche
• Anforderungsmanagement: Sichere Anforderung von Belegen bei Einmalbestellungen – per Mail oder Telefon
• Zahlungsabgleiche: Kontenklärung und -ausgleich im ERP-System
• Debitoren- & Kreditorenmanagement: Analyse offener Posten, Pflege der Kreditoren- und Debitorenstammdaten inkl. Kontenzuordnung
• Standardauswertungen: Vorbereitung regelmäßiger Auswertungen für umsatzsteuerliche Zwecke und andere Reportings
• Postfachüberwachung: Monitoring des Invoice-Postfachs – inklusive automatisierter Anlage von Kreditoren z.B. bei PayPal-Bestellungen
• Office Management: Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Organisation von internen Abläufen und Unterstützung im Tagesgeschäft

Was Sie Ausmacht

• Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) und/oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung und Office Management
• Arbeitsweise: Selbstständig, strukturiert und gewissenhaft – auch bei hohem Arbeitsaufkommen.
• Persönlichkeit: Vertrauenswürdig, belastbar, flexibel und teamorientiert
• Tools & Kenntnisse: Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (bitte ERP-System nennen, falls spezifisch) und gängigen MS-Office-Anwendungen – insbesondere Excel

WAS WIR IHNEN BIETEN

• Ein Job mit Sinn und Spielraum: Sie werden Teil eines innovativen Biotech-Unternehmens mit wachsenden „Start-ups im Unternehmen“ – mit viel Raum für eigene Ideen, Verantwortung und kreative Freiheit. Wir wollen unsere Marktführerschaft weiter ausbauen – gemeinsam mit Ihnen.
• Arbeiten, wo andere spazieren gehen: Unser Büro liegt im schönen Dortmund-Hörde, direkt zwischen Naturschutzgebiet und dem Industriedenkmal Phoenix West. Home-Office ist bis zu zwei Tage pro Woche möglich – und gut erzogene Bürohunde sind bei uns ausdrücklich willkommen.
• Ein echtes Teamgefühl: Freuen Sie sich auf ein motiviertes, herzliches Team – auf zwei und manchmal auch vier Beinen – das Sie mit offenen Armen aufnimmt und gemeinsam mit Ihnen an einem Ziel arbeitet: Extremolytes for life.
• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen: Wir leben flache Hierarchien, arbeiten auf Augenhöhe und feiern gute Ideen – unabhängig davon, von wem sie kommen.
• Wachstum? Selbstverständlich: Ob fachlich oder persönlich – wir fördern die Entwicklung engagierter Teammitglieder mit regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten und echter Unterstützung.
• Fair bezahlt & gut abgesichert: Neben einem leistungsgerechten Gehalt erhalten Sie eine attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gemeinsame Erlebnisse: Freuen Sie sich auf regelmäßige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teambuilding-Veranstaltungen sowie sportliche Aktivitäten – zum Beispiel unsere eigene Padel-Liga oder die Teilnahme am Firmenlauf.
• Rundum gut versorgt: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad, JobTicket, Hansefit, einer subventionierten Betriebskantine sowie kostenloser Verpflegung im Büro – inklusive Obst, Wasser, Kaffee, Eis und regelmäßiger gemeinsamer Essensbestellung.

Über uns

bitop ist ein wachstumsstarkes, international agierendes und eigentümergeführtes Biotech‑Unternehmen. Unsere Mission: mit unseren Produkten und Marken das Leben gesünder, glücklicher und schöner machen. Mittels nachhaltiger Biotechnologie produzieren wir einzigartige Wirkstoffe – allen voran Ectoin ® . Damit beliefern wir weltweit führende Kosmetik- und Pharmazeutik Hersteller mit hochreinen Molekülen und entwickeln parallel innovative OTC‑Medizin‑ und Pflegeprodukte . Unser Go‑to‑Market ist zweigleisig: B2B als White‑Label‑Konzepte für namhafte Partner aus Pharma und Consumer Healthcare sowie D2C über unsere Marken bitopEQUI ® (Tierpflege) und ectocare ® (OTC).

Unser Unternehmenserfolg basiert auf tiefem Marktverständnis , starker Innovationskraft und der Verpflichtung gegenüber Kunden und Mitarbeitern, was uns zum Marktführer auf unserem Gebiet gemacht hat.

Wir sind eine spannende Mischung aus knapp 70 Kaufleuten, Naturwissenschaftlern, Ingenieuren und vielen weiteren Multitalenten, die alle eine Leidenschaft für Extremolyte und unternehmerisches Denken teilen. Bist Du auch bald ein Teil unseres Teams?

Noch Fragen?

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Formular – Bewerbungen per E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen.

Sie haben Fragen zur Stelle oder technische Schwierigkeiten bei der Bewerbung? Dann wenden Sie sich gerne an Tina Paß-Arning aus unserem HR-Team: [email protected]

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!

Kontakt

Tina Paß-Arning
[email protected]

Standort

Dortmund