MitarbeiterIn (w/m/d) für Verwaltung und Recherche im Betreuungsbüro

Beschreibung / Über uns

Wir sind ein seit über 20 Jahren etabliertes Büro für rechtliche Betreuungen nach § 1814 BGB in Dortmund-Hörde. In unserem kleinen, gut organisierten Betreuungsbüro mit moderner technischer Ausstattung arbeiten wir in sehr ruhiger Atmosphäre und überwiegend telefonisch mit Klientinnen und Klienten, Behörden, Gerichten sowie Kranken- und Pflegekassen zusammen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige Mitarbeiterin / einen zuverlässigen Mitarbeiter (w/m/d) in Teilzeit mit ca. 20–25 Stunden pro Woche. Die Stelle ist auf eine langfristige Zusammenarbeit ausgelegt, da die Einarbeitung in die vielfältigen Aufgaben und Themen schrittweise erfolgt und entsprechend Zeit in Anspruch nimmt.

Tätigkeiten / Aufgaben

Die Tätigkeit umfasst insbesondere:

• selbstständige Bearbeitung und Organisation der eingehenden Post und E-Mails
• telefonische und schriftliche Kommunikation mit Behörden, Gerichten, Kranken- und Pflegekassen sowie weiteren Kooperationspartnern
• Erstellung von Schreiben (überwiegend nach Vorlagen) und sorgfältiges Ausfüllen von Formularen
• Pflege und Aktualisierung von Akten und digitalen Daten
• Terminverwaltung und allgemeine Büroorganisation
• Unterstützung bei der Klärung von Sachverhalten – insbesondere im Bereich Sozialleistungen, Kranken- und Pflegeversicherung - durch telefonische Nachfragen und eigenständige Recherche
• eigenverantwortliches Anlegen und Nachhalten von Wiedervorlagen, damit angeforderte Unterlagen und begonnene Vorgänge zuverlässig weiterbearbeitet und zum Abschluss gebracht werden

Viele Vorgänge laufen parallel und bleiben zeitweise „in der Schwebe“, weil Unterlagen von Dritten (z. B. Behörden, Kassen, Einrichtungen) abgewartet werden müssen. Es ist daher wichtig, den Überblick zu behalten und eigenständig daran zu denken, diese Vorgänge wieder aufzunehmen, sobald Rückmeldungen eingehen.

Anforderungen / Profil

Wir suchen keine perfekte „Ideallaufbahn“, sondern die passenden Kompetenzen und die Bereitschaft, sich in unser spezielles Arbeitsfeld sorgfältig einzuarbeiten. Bewerbungen von Wiedereinsteiger/innen und Quereinsteiger/innen sind ausdrücklich erwünscht.

• Abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann, Medizinische/r Fachangestellte/r (Arzthelfer/in), kaufmännische/r Angestellte/r, Sachbearbeiter/in oder in einem vergleichbaren Berufsfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und Freude am Formulieren und Prüfen von Texten
• Freundliche, klare und zugleich bestimmte Telefonstimme sowie sicheres Auftreten am Telefon
• Verständnis für Verwaltungsabläufe und die Bereitschaft, sich in rechtliche und sozialrechtliche Themen (z. B. Sozialleistungen, Kranken- und Pflegeversicherung) einzuarbeiten und hierzu eigenständig zu recherchieren
• Sorgfältige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise, auch bei wiederkehrenden Aufgaben wie Formularen
• Versierter Umgang mit PC und gängiger Windows-Software
• Ausgeprägte Selbstdisziplin und die Fähigkeit, auch in einer sehr ruhigen Arbeitsumgebung strukturiert und konzentriert zu arbeiten
• Freude daran, eigene Wiedervorlagen und Erinnerungen anzulegen, mehrere Vorgänge parallel im Blick zu behalten und diese zuverlässig zum Abschluss zu bringen
• Geduld und Frustrationstoleranz, wenn Rückmeldungen oder Unterlagen von Dritten (z. B. Behörden, Kassen, Einrichtungen) auf sich warten lassen
• Interesse an einer langfristigen, verlässlichen Zusammenarbeit in einem kleinen Team

Erfahrung im Bereich rechtlicher Betreuungen oder in einem Betreuungsbüro ist von Vorteil, kann aber auch im Rahmen einer gründlichen Einarbeitung bei uns neu erworben werden.

Was wir bieten / Leistungen des Arbeitgebers

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante und vielseitige Tätigkeit im sozialen Bereich mit einem Stundenumfang von ca. 20–25 Stunden pro Woche
• ein kleines Büro (ca. 80 m², zwei Arbeitsräume und Küche) mit sehr ruhiger Arbeitsatmosphäre und wenig Publikumsverkehr
• ein überschaubares, eingespieltes Team: eine Hauptmitarbeiterin mit ca. 30 Wochenstunden, eine weitere Mitarbeiterin an einem Tag pro Woche sowie der Inhaber, der selbst intensiv mitarbeitet
• ein wertschätzendes, kollegiales Miteinander ohne cholerischen Umgangston
• sorgfältige, persönliche Einarbeitung in die Besonderheiten rechtlicher Betreuungen
• langfristig angelegte Zusammenarbeit mit klaren Zuständigkeiten und kurzen Entscheidungswegen

Die Vergütung orientiert sich an Qualifikation, Berufserfahrung und zunehmender Übernahme von Verantwortung. Nach erfolgreicher Einarbeitung ist eine Anpassung der Vergütung vorgesehen.

Bewerbung

Wenn Sie Interesse an einer verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Tätigkeit in einem kleinen Betreuungsbüro haben und sich eine längerfristige Zusammenarbeit vorstellen können, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich schriftlich per E-Mail und fügen Sie einen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse bei. Telefonische oder persönliche Bewerbungen können wir leider nicht berücksichtigen.

Betreuungsbüro Udo Halbey
Teutonenstr. 7
44263 Dortmund
E-Mail: [email protected]