Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d)

WAS WIR SUCHEN

Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität gesucht!

Du behältst gerne den Überblick, packst mit an und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Ob Empfang, Office Management, interne Organisation oder operative Unterstützung – Du bist die Person, auf die man sich verlassen kann?
Dann könnte diese Rolle perfekt zu Dir passen.
bitop ist ein innovatives Biotechnologieunternehmen mit Sitz in Dortmund-Hörde (Phoenix-West). Wir entwickeln und produzieren medizinische Hautpflegeprodukte, Medizinprodukte und Kosmetika auf Basis unserer patentierten Extremolyte. Unsere Marke ectocare® steht für wirksame, gut verträgliche Lösungen bei empfindlicher Haut – made in Germany.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit als
Office Manager / Empfang & Organisation (m/w/d)

Du möchtest nicht einfach nur verwalten, sondern aktiv mitgestalten, Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass ein dynamisches Unternehmen im Alltag optimal funktioniert? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

WAS DICH BEI UNS ERWARTET

Empfang & Office Management

• Du bist die erste Ansprechperson für Gäste, Kunden und Dienstleister und sorgst für einen professionellen, herzlichen Empfang.
• Du verantwortest die Telefonzentrale sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost – auf Deutsch und Englisch.
• Du koordinierst interne Abläufe und stellst sicher, dass unser Büroalltag strukturiert und effizient funktioniert.

Organisation & Verantwortung

• Du organisierst Besprechungen, bereitest Meetingräume vor und koordinierst die Bewirtung.
• Du unterstützt bei administrativen Prozessen, interner Kommunikation und allgemeinen organisatorischen Aufgaben.
• Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte im Bereich Office & Organisation und bringst eigene Verbesserungsideen ein.

Material- & Bestandsmanagement

• Du koordinierst Büro-, Verbrauchs- und Eventmaterialien sowie kleinere Lagerbestände.
• Du unterstützt bei Versand, Verpackung und Vorbereitung von Materialien für Veranstaltungen, Messen oder Marketingaktionen.
• Du kümmerst Dich darum, dass Gemeinschaftsbereiche, Meetingräume und Küchen stets organisiert und einladend sind.

Schnittstellenfunktion & Dienstleisterkoordination

• Du bist Ansprechpartner für externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder Bürobedarf.
• Du koordinierst Bestellungen, Termine und Abstimmungen zuverlässig und eigenständig.

WAS DICH AUSMACHT

Ausbildung & Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Assistenz oder Organisation

Arbeitsweise & Persönlichkeit

• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und verantwortungsbewusst.
• Du besitzt eine ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität.
• Organisation macht Dir Spaß und Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Du bist kommunikativ, freundlich und arbeitest gerne im Team.

Skills

• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Eigeninitiative, Pragmatismus und Zuverlässigkeit

WAS WIR DIR BIETEN

•  Ein Job mit Sinn und Spielraum: Sie werden Teil eines innovativen Biotech-Unternehmens mit wachsenden „Start-ups im Unternehmen“ – mit viel Raum für eigene Ideen, Verantwortung und kreative Freiheit. Wir wollen unsere Marktführerschaft weiter ausbauen – gemeinsam mit Ihnen.
 •  Arbeiten, wo andere spazieren gehen: Unser modernes Büro liegt im schönen Dortmund-Hörde, direkt zwischen Naturschutzgebiet und dem Industriedenkmal Phoenix West. Gut erzogene Bürohunde sind bei uns ausdrücklich willkommen.
 •  Ein echtes Teamgefühl: Freuen Sie sich auf ein motiviertes, herzliches Team – auf zwei und manchmal auch vier Beinen – das Sie mit offenen Armen aufnimmt und gemeinsam mit Ihnen an einem Ziel arbeitet: Extremolytes for life.
 •  Kurze Wege, schnelle Entscheidungen: Wir leben flache Hierarchien, arbeiten auf Augenhöhe und feiern gute Ideen – unabhängig davon, von wem sie kommen.
 •  Wachstum? Selbstverständlich: Ob fachlich oder persönlich – wir fördern die Entwicklung engagierter Teammitglieder mit regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten und echter Unterstützung.
 •  Fair bezahlt & gut abgesichert: Neben einem leistungsgerechten Gehalt erhalten Sie eine attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge.
 •  Gemeinsame Erlebnisse: Freuen Sie sich auf regelmäßige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teambuilding-Veranstaltungen sowie sportliche Aktivitäten – zum Beispiel unsere eigene Padel-Liga oder die Teilnahme am Firmenlauf.
 • Rundum gut versorgt: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad, JobTicket, Hansefit, einer subventionierten Betriebskantine sowie kostenloser Verpflegung im Büro – inklusive Obst, Wasser, Kaffee, Eis und regelmäßiger gemeinsamer Essensbestellung.

NOCH FRAGEN?

Bitte sende uns deine Bewerbung ausschließlich über unser Online-Formular – Bewerbungen per E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen.
Bei Fragen oder technischen Schwierigkeiten wende dich gerne an unsere HR-Managerin Tina Paß-Arning aus unserem HR-Team:
[email protected]

Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!

Über uns

bitop ist ein wachstumsstarkes, international agierendes und eigentümergeführtes Biotech‑Unternehmen. Unsere Mission: mit unseren Produkten und Marken das Leben gesünder, glücklicher und schöner machen. Mittels nachhaltiger Biotechnologie produzieren wir einzigartige Wirkstoffe – allen voran Ectoin® . Damit beliefern wir weltweit führende Kosmetik- und Pharmazeutik Hersteller mit hochreinen Molekülen und entwickeln parallel innovative OTC‑Medizin‑ und Pflegeprodukte . Unser Go‑to‑Market ist zweigleisig: B2B als White‑Label‑Konzepte für namhafte Partner aus Pharma und Consumer Healthcare sowie D2C über unsere Marken bitopEQUI® (Tierpflege) und ectocare® (OTC).

Unser Unternehmenserfolg basiert auf tiefem Marktverständnis , starker Innovationskraft und der Verpflichtung gegenüber Kunden und Mitarbeitern, was uns zum Marktführer auf unserem Gebiet gemacht hat.

Wir sind eine spannende Mischung aus gut 75 Kaufleuten, Naturwissenschaftlern, Ingenieuren und vielen weiteren Multitalenten, die alle eine Leidenschaft für Extremolyte und unternehmerisches Denken teilen. Bist Du auch bald ein Teil unseres Teams?