Sekretariatsmitarbeiter*in

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Sekretariatsmitarbeiter*in

Diese Stelle ist in der Fakultät Physik im Bereich Medizinphysik zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 8 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

IHRE AUFGABEN:

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• administrative Betreuung von Mitarbeitenden, Studierenden und Gästen sowie Vorbereitung von Anträgen für Personalmaßnahmen
• projektbegleitende Budgetüberwachung und Kostenplanung sowie Verwaltung von Haushalts- und (internationalen) Drittmitteln
• Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mitwirkung bei Beschaffungsprozessen sowie Materialverwaltung und Rechnungsprüfung
• Recherchetätigkeiten und Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen, einschließlich Protokollführung
• Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Administration des Lehrbetriebs, z. B. Terminkoordination und Verwaltung von Noteneinträgen
• Vertretung bzw. Unterstützung anderer Einrichtungen der Fakultät, in Absprache zwischen Dekanat und den beteiligten Professuren/Einrichtungen

WIR BIETEN:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten und spannenden Herausforderungen
• vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch zahlreiche Weiterbildungsangebote
• ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld

• ein flexibles Arbeitszeitmodell

Wir haben noch viel mehr zu bieten! – Entdecken Sie weitere Benefits der TU Dortmund .

IHRE QUALIFIKATION:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich

DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT:

• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software
• Grundkenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.) sowie Erfahrung mit dem Hochschulinformationssystem (BOSS, LSF)
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• starke Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten im täglichen Kontakt
• einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein analytisches Verständnis
• hohe Eigeninitiative sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit Interesse an neuen Herausforderungen
• ausgeprägte Organisationskompetenz und Freude daran, Prozesse aktiv zu steuern
• die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Überzeugen Sie uns mit Ihrer Persönlichkeit und Ihren Fachkenntnissen.

Bewerbungen von Frauen werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen bevorzugt behandelt.
Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte unter Angabe der
Ref.-Nr. 142/25e bis zum 29.04.2026 mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen über unser Bewerbungsportal.

Fragen? Beantwortet Ihnen Anushya Vithushan gern unter der Tel. +49 (0) 2 31/755-25 32

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