Teamassistent Public Affairs (m/w/d)

Das bieten wir

• attraktive tarifliche Vergütung nach Tarifvertrag
• umfassende Angebote im Bereich Gesundheitsmanagement
• betriebliche Altersvorsorge
• individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten über die hausinterne Academy
• vergünstigtes Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr

Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für Deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für Deine Kinder auf der Lern- & Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Stellenbeschreibung

• Du übernimmst die administrative Unterstützung des Bereiches Communication sowie Public Affairs und erledigst gewissenhaft allgemeine Sekretariatstätigkeiten inklusive der Stundenbuchungen sowie anfallender Monatsabschlüsse
• zudem bist Du verantwortlich für das Budgetmanagement und die Kontrolle inklusive der Prüfung sämtlicher Rechnungen sowie deren fachgerechte Buchung im System unter Einhaltung des Beschaffungsmanagements
• weiterhin betreust Du die Erstellung sowie die kontinuierliche Pflege von Datenbanken für den gesamten Bereich und stellst dadurch eine lückenlose Dokumentation aller relevanten Daten sicher
• die Organisation von internen sowie externen Meetings, Konferenz-Calls und Workshops gehört ebenfalls zu Deinen Aufgaben, wobei Du die Räumlichkeiten buchst und die Verpflegung der Kund:innen sicherstellst
• im Rahmen Deiner Tätigkeit unterstützt Du die Erstellung und Überarbeitung von komplexen Dokumenten, Konzepten sowie Präsentationsunterlagen im Tagesgeschäft und steuerst souverän die gesamte internationale Korrespondenz
• abschließend verantwortest Du die Vorbereitung, Planung sowie Abrechnung von internationalen Dienstreisen inklusive der notwendigen VISA-Beschaffung und fungierst als zentrale Ansprechperson für die gesamte allgemeine Büroorganisation

Anforderungen

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) und suchst eine neue berufliche Herausforderung
• zudem verfügst Du über mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise gesammelt innerhalb eines internationalen Konzernumfeldes oder in der aktiven Zusammenarbeit mit Personen des öffentlichen Interesses
• Deine sicheren Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere in Excel sowie PowerPoint, zeichnen Dich aus und Du bringst idealerweise erste praktische Erfahrungen im Umgang mit SAP mit
• Du verfügst über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sowie fließende Englischkenntnisse, um die internationale Kommunikation mit den Kund:innen und Partner:innen jederzeit professionell zu führen
• weiterhin bringst Du ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit sowie Teamfähigkeit mit und überzeugst durch Dein sicheres sowie freundliches Auftreten gegenüber internen und externen Gesprächspartner:innen
• abschließend bist Du ein Organisationstalent mit strukturierter Arbeitsweise und arbeitest auch in stressigen Situationen stets zuverlässig, diskret sowie mit einer ausgeprägten Fähigkeit zur eigenständigen Selbstorganisation

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