Sachbearbeitung Kundenservice & Administration (m/w/d)

Sachbearbeitung Kundenservice & Administration (m/w/d)

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · Dortmund
35.000 - 45.000 € pro Jahr

Was Wir Suchen

Sie lieben es, wenn alles seinen Platz hat – und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen? Sie sind ein echtes Organisationstalent mit Herz für Tiere, besonders Pferde? Dann könnte diese Position genau das Richtige für Sie sein.
bitopEQUI ist die Tierpflege-Marke der bitop – mit natürlichen Produkten auf Basis von Ectoin®, entwickelt in Deutschland, geschätzt von Pferdebesitzern im In- und Ausland. Für unser kleines, engagiertes Team suchen wir eine erfahrene Unterstützung in der Sachbearbeitung und im Kundenservice, die mitdenkt, mitgestaltet und mit Leidenschaft organisiert.
Gesucht wird eine Person, die nicht nur Erfahrung in der Administration mitbringt, sondern auch gerne eigenverantwortlich arbeitet, Freude am Kontakt mit Kunden hat – und idealerweise eine Affinität zur Pferdewelt.

Was Sie Bei Uns Erwartet

• Allgemeine Assistenz: Sie unterstützen verschiedene Teams der bitop im Tagesgeschäft – z. B. bei Projektarbeit, in der Dokumentenorganisation, Korrespondenz und Ablage.
• Administrative Organisation: Sie strukturieren Abläufe, erstellen Übersichten und sorgen für Ordnung im digitalen und physischen Büroalltag.
• Support für bitopEQUI: Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Tierpflege-Marke – z. B. Versand, Messeplanung und Kundenkommunikation im In- und Ausland.
• Datenpflege: Sie pflegen Artikel- und Bestandsdaten in unseren Systemen.
• Kundenbetreuung und -support: Sie erstellen Angebote, bearbeiten Bestellungen und stehen unseren Kunden als Ansprechpartner zur Verfügung.

Was Sie Ausmacht

• Erfahrung & Hintergrund: Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Assistenz oder Kundenservice – idealerweise im Mittelstand oder in einer vergleichbaren Struktur.
• Arbeitsweise: Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig – auch bei mehreren parallelen Aufgaben.
• Kommunikationstalent: Freundlicher, klarer und professioneller Umgang mit internen wie externen Ansprechpartner:innen.
• Tieraffinität: Idealerweise haben Sie ein Herz für Tiere – insbesondere Pferde – und können sich gut in unsere Zielgruppe hineinversetzen.
• Technik & Tools: Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Outlook, Word, Excel); Erfahrung mit Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen von Vorteil.
• Sprachen: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; Englischkenntnisse für die internationale Kundenkommunikation sind wünschenswert.

WAS WIR IHNEN BIETEN

• Ein Job mit Sinn und Spielraum: Sie werden Teil eines innovativen Biotech-Unternehmens mit wachsenden „Start-ups im Unternehmen“ – mit viel Raum für eigene Ideen, Verantwortung und kreative Freiheit. Wir wollen unsere Marktführerschaft weiter ausbauen – gemeinsam mit Ihnen.
• Arbeiten, wo andere spazieren gehen: Unser Büro liegt im schönen Dortmund-Hörde, direkt zwischen Naturschutzgebiet und dem Industriedenkmal Phoenix West. Home-Office ist bis zu zwei Tage pro Woche möglich – und gut erzogene Bürohunde sind bei uns ausdrücklich willkommen.
• Ein echtes Teamgefühl: Freuen Sie sich auf ein motiviertes, herzliches Team – auf zwei und manchmal auch vier Beinen – das Sie mit offenen Armen aufnimmt und gemeinsam mit Ihnen an einem Ziel arbeitet: Extremolytes for life.
• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen: Wir leben flache Hierarchien, arbeiten auf Augenhöhe und feiern gute Ideen – unabhängig davon, von wem sie kommen.
• Wachstum? Selbstverständlich: Ob fachlich oder persönlich – wir fördern die Entwicklung engagierter Teammitglieder mit regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten und echter Unterstützung.
• Fair bezahlt & gut abgesichert: Neben einem leistungsgerechten Gehalt erhalten Sie eine attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gemeinsame Erlebnisse: Freuen Sie sich auf regelmäßige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teambuilding-Veranstaltungen sowie sportliche Aktivitäten – zum Beispiel unsere eigene Padel-Liga oder die Teilnahme am Firmenlauf.
• Rundum gut versorgt: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad, JobTicket, Hansefit, einer subventionierten Betriebskantine sowie kostenloser Verpflegung im Büro – inklusive Obst, Wasser, Kaffee, Eis und regelmäßiger gemeinsamer Essensbestellung.

Über uns

bitop ist ein wachstumsstarkes, international agierendes und eigentümergeführtes Biotech‑Unternehmen. Unsere Mission: mit unseren Produkten und Marken das Leben gesünder, glücklicher und schöner machen. Mittels nachhaltiger Biotechnologie produzieren wir einzigartige Wirkstoffe – allen voran Ectoin® . Damit beliefern wir weltweit führende Kosmetik- und Pharmazeutik Hersteller mit hochreinen Molekülen und entwickeln parallel innovative OTC‑Medizin‑ und Pflegeprodukte . Unser Go‑to‑Market ist zweigleisig: B2B als White‑Label‑Konzepte für namhafte Partner aus Pharma und Consumer Healthcare sowie D2C über unsere Marken bitopEQUI® (Tierpflege) und ectocare® (OTC).

Unser Unternehmenserfolg basiert auf tiefem Marktverständnis , starker Innovationskraft und der Verpflichtung gegenüber Kunden und Mitarbeitern, was uns zum Marktführer auf unserem Gebiet gemacht hat.

Wir sind eine spannende Mischung aus knapp 70 Kaufleuten, Naturwissenschaftlern, Ingenieuren und vielen weiteren Multitalenten, die alle eine Leidenschaft für Extremolyte und unternehmerisches Denken teilen. Bist Du auch bald ein Teil unseres Teams?

Noch Fragen?

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Formular – Bewerbungen per E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen.

Sie haben Fragen zur Stelle oder technische Schwierigkeiten bei der Bewerbung? Dann wenden Sie sich gerne an Tina Paß-Arning aus unserem HR-Team: [email protected]

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!

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Kontakt

Tina Paß-Arning
[email protected]

Standort

Dortmund

bitop AG
Carlo-Schmid-Allee 5
44263 Dortmund
Deutschland