Office Manager - Operations / Sales Support (m/w/d)

Wir sind die CE Design Technical Compliance GmbH – ein technisches Beratungsunternehmen mit Sitz in Dortmund. Unser Ziel: Let's make the world a bit safer.Wir unterstützen Hersteller dabei, Produkte sicher, normkonform und erfolgreich auf den Markt zu bringen. Dazu begleiten wir Unternehmen unter anderem bei CE-Kennzeichnung, Konformitätsbewertung, Risikobeurteilung, Normen- und Richtlinienrecherche, funktionaler Sicherheit sowie technischer Dokumentation. Dabei verbinden wir technisches Know-how mit praxisnaher Beratung und arbeiten eng mit unseren Kund:innen zusammen. CE Design beschreibt sich selbst als interdisziplinär arbeitendes Fachteam, das Unternehmen dabei unterstützt, Gesetze und Normen lückenlos einzuhalten. Eigenverantwortliche Organisation des operativen Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der Rechnungsstellung sowie kaufmännischer Prozesse: Du erstellst und bearbeitest Angebote, Bestellungen und Rechnungen. Nachverfolgung offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen: Du unterstützt im Vertriebswesen. Koordination von Terminen, Dokumenten, Korrespondenz und administrativen Abläufen: Du korrespondierst und kommunizierst mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen und planst Termine.Du unterstützt deine Kolleg:innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Pflege und strukturierte Nutzung unserer CRM-, Faktura- und weiteren digitalen Systeme: Du managst Dokumente und pflegst unsere Datenbanken. Analyse, Dokumentation und Optimierung interner Prozesse: Du hinterfragst Prozesse und passt sie nach Bedarf an. Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe: Du arbeitest dich in neue Softwaretools ein und wendest diese für eine effiziente Büroorganisation an. Abgeschlossenes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Business Management oder einem vergleichbaren Bereich, oder Ausbildung im Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Fachwirt-Fortbildung Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Office-, Assistenz- oder Operations-Funktion (mindestens 5 Jahre) Sehr sicherer Umgang mit modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM- und Faktura-Systemen; Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hoher Anspruch an Qualität, Verbindlichkeit und Termintreue Professionelle, wertschätzende und adressatengerechte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren, konsequent nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen Freude daran, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und pragmatisch zu verbessern Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse Eine anspruchsvolle und außergewöhnlich abwechslungsreiche Aufgabe Viel Eigenverantwortung und echte Gestaltungsmöglichkeiten Kurze Entscheidungswege und unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Ein attraktives, kollegiales Umfeld in einem kleinen, spezialisierten Team Moderne IT- und Kommunikationswerkzeuge Eine leistungsgerechte Vergütung Die Möglichkeit, die weitere Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestaltenZGLR1_DE